Ordersysteem

Werkt u vanuit een urenregistratie- of dossiersysteem? Dan kunnen uren wellicht geïmporteerd worden om vervolgens omgezet te worden naar een verkoopfactuur.

Wij hebben ervaring met het importeren en verwerken van allerlei soorten bronbestanden, zoals CSV, Excel of EDI-bestanden.

Indien nodig kunnen we data in een tussensysteem verwerken, samenvoegen, corrigeren en vervolgens omzetten naar een verkoopfactuur.

Afhankelijk van uw wensen kan dat volledig automatisch gebeuren, of met tussenkomst van een menselijke handeling, mocht u bijvoorbeeld elke factuur zelf nog willen controleren of aanpassen.

• CSV of Excel als bronbestand
• Omzetten en verwerken in tussensysteem
• Niet meer overtypen - minder foutgevoelig en scheelt tijd

Voor een klant die (grotere) projecten levert aan particulieren, hebben wij een facturatiemodule gebouwd die rekening houdt met zowel een aanbetaling als een eindfactuur.

Op de aanbetalingsfactuur staan alle orderregels. Onderaan vermelden we het percentage dat als aanbetaling betaald moet worden. Voordeel: de klant ziet direct waarvoor hij betaalt en krijgt een bevestiging van het totale factuurbedrag. De financiële boeking van de aanbetalingsfactuur vindt plaats op een grootboekrekening voor aanbetalingen.

Op de eindfactuur wordt de aanbetalingsfactuur in mindering gebracht en wordt eventueel meer- en minderwerk toegevoegd. Bij de financiële boeking van de eindfactuur wordt het eerder geboekte bedrag op de grootboekrekening voor aanbetalingen afgeboekt. De omzet wordt vervolgens gesplitst op basis van de artikelen die op de aanbetalingsfactuur stonden én de artikelen die als meer- of minderwerk op de eindfactuur zijn vermeld.

• Inzicht in vooruit ontvangen bedragen
• Duidelijkheid voor klanten wat ze betalen
• Omzet automatisch gesplitst op productgroep

Betaalt uw klant een vast (maand)bedrag, maar wilt u zelf meer inzicht in waar u uw omzet mee realiseert? Wij hebben diverse oplossingen gerealiseerd waarbij de klant op zijn factuur-PDF een vaste regel en bedrag ziet, terwijl we aan de achterkant een splitsing maken van hoe dit bedrag tot stand is gekomen.

Een voorbeeld van een reeds gebouwde softwareoplossing voor een autoleaseaanbieder:

- De klant ziet op de factuur een vast maandbedrag voor een financial leasecontract.

- Op de achtergrond wordt dit maandbedrag opgesplitst in een reservering voor onderhoud, een deel voor de verzekering, een deel voor premies en een aflossings- en rentedeel.
- Hoe langer het contract loopt, hoe meer de aflossing oploopt en hoe verder het rentedeel afneemt.

De klant wordt niet belast met alle details en ziet alleen het totaalbedrag. Dankzij de splitsing heeft onze klant inzicht in de opbrengst en reserveringen, bijvoorbeeld voor onderhoud, en in de actuele boekwaarde van de lopende contracten.

Berekeningen en facturatie verlopen vrijwel volledig geautomatiseerd. Alleen het versturen van de facturen en het aanmaken van de automatische incassobatch vergt nog één handmatige handeling – en dat voor alle contracten in één keer.